Der Weg aus dem Irrtum E-Mail

Ich hab’ dich doch auf cc gesetzt….

Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Weil Sie den öfter hören oder selber sagen?

Die E-Mail ist von der willkommenen digitalen Alternative zum Fax zur Seuche des digitalen Zeitalters geworden.

Dabei hatte alles so vielversprechend angefangen. Endlich eine Möglichkeit kostenfrei schriftlich zu kommunizieren, mehrere Empfänger gleichzeitig zu benennen und Dateien dranhängen geht auch noch. YEAH.

Was als digitales Wunderwerk begann ist heute in vielen Unternehmen der Zeitfresser Nummer 1. Nicht wenige bekommen am Tag zwischen 50, 80 oder 120 E-Mails ins Postfach. Die zu lesen ist schon absurd, alle zu beantworten unmöglich. Besonders interessant wird die E-Mail Kommunikation durch die Funktion CC oder für strategische Spielchen noch beliebter BCC.

Das Team informieren wird über die Funktion cc erledigt – noch ne Rundmail raus und alle haben es im Postfach. Der Arsch ist sauber, die Pflicht getan, die Message ist raus. Ob das am Ende noch seinen Sinn erfüllt ist egal. Fast jedes System hat die Tendenz sich zu verselbstständigen – bei der E-Mail ist dies schon seit Jahren der Fall.

Menschen versuchen durch clevere Ordnersysteme im Outlook der Flut Herr zu werden. Abends werden dann noch mal alle E-Mails sauber in Ordner abgelegt, mit Fähnchen versehen, um dann festzustellen, dass selbst das cleverste System eigentlich einen neuen Hirnlappen erfordert, um effektiv gemanagt zu werden.

Durchschnittlich ist alleine mit dem Durchsuchen (wo war noch die E-Mail mit dem Word-Dokument?) und dem Sortieren oder Ausdrucken ein Teammitglied 1 Stunde pro Tag beschäftigt. Dies ist eine eher optimistische Schätzung. Das macht pro Monat ca. 20 Arbeitsstunden! Wenn man diesen Wert auf alle Mitarbeiter/innen hochrechnet bekommt jeder Controller Schnappatmung.

Doch der noch wesentlich schlimmere Aspekt bei der E-Mail Kommunikation ist der Missbrauch des Mediums als Wissensmanagement-Tool. Und das ist den allermeisten überhaupt nicht bewusst.

Das gesamte Wissen des Unternehmens, zu Projekten, Entscheidungen lagert in irgendwelchen Postfächern bei zahlreichen Mitarbeitern.

Dieses Debakel fällt jedesmal dann auf, wenn ein Mitarbeiter krank wird und jemand anders versucht sich über ein Projekt, einen aktuellen Status oder Entscheidungshistorien einen Überblick zu verschaffen.

Es ist unmöglich. Und das hat etwas mit dem System E-Mail selbst zu tun.

Ein Blick auf Facebook erleichtert das Verständnis. Warum ist Facebook – selbst bei digitalen Greenhorns so erfolgreich. Weil es übersichtlich ist. Und warum ist es übersichtlich? Weil nicht der Absender im Vordergrund steht – sondern die Nachricht – also das Posting. Wenn Paul postet, dass er heute abend zum Italiener in Mitte geht, sehe ich beim Betrachten des postings genau wer wann etwas dazu gesagt hat – und zwar in chronologischer Reihenfolge.

Facebook nutzt das Prinzip der ältesten digitalen Kommunikationsform – dem Forum.

Unternehmen haben schon lange die Möglichkeit aus dem Irrtum E-Mail in der Team-Kommunikation auszusteigen. Die Lösung heisst social intranet oder collaboration Tools.

Das System Bitrix24 ist das Beste System auf dem Markt, kostenfrei bis 12 Nutzer und vereint in einem Tool alles was Unternehmen für den Businessalltag benötigen: Kalender, Kommunikation, Projekt- und Dokumentenmanagement, Aufgaben, Umfragen, Chat und sogar Telefonie.

Wer einmal mit so einem Tool gearbeitet hat wird nie mehr innerhalb eines Teams oder Projektes eine E-Mail schreiben. Das ist ein Versprechen.

Wir zeigen Ihnen wie es geht. Der Umstieg ist denkbar einfach, das Tool nahezu selbsterklärend. Rufen Sie uns an. Wir machen das.

Ein Artikel bei T3N zum Thema Social intranet.

http://t3n.de/news/eigentlich-social-intranet-504975/

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