HomeOffice – Digital Collaboration für vernetzte Teams

Digitalisierung und Vernetzung bietet für Teams neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Die Effektivität von Teamwork wird bestimmt durch die eingesetzten Tools und wie Mitarbeiter damit umgehen.

Digital Collaboration Software steuert die Zusammenarbeit, schafft Transparenz und Überblick und erleichtert den Arbeitsalltag. Die Effektivität der Zusammenarbeit kann bis zu 30% zunehmen, wenn man es richtig macht.

Digitale Zusammenarbeit braucht sichtbare Struktur

Es hat sich mittlerweile bis zum Pförtner von Organisationen rumgesprochen, dass eine verständliche und ansprechende Visualisierung Menschen bei der Arbeit gewinnbringend unterstützt. Das trifft selbstverständlich auch auf die Organisation der Zusammenarbeit zu.

Digital Collaboration Systeme bieten für die Zusammenarbeit eine klare und übersichtliche Struktur, die Transparenz vermittelt.
In modernen Collaboration-Lösungen können mit nur wenigen Klicks Projekte aufgesetzt und strukturiert werden.

Somit können auch kleinere Projekte im Micro-Management schnell und einfach in eine übersichtliche und verbindliche Form gebracht werden.
Die Workflows der Software sorgen automatisch dafür, dass die wichtigsten Elemente des Projektmanagements Schritt für Schritt aufgesetzt werden.

Der erste Schritt im Projektmanagement ist die Projektdefinition. Wenn keine Definition erfolgt, entwickelt jeder seine eigene Vorstellung von den Projekten. Dadurch wird die Zusammenarbeit nicht nur erschwert, sondern Projekte drohen auch zu scheitern. Scheitern bedeutet eine Überschreitung des Budgets, das ständige Verschieben von Terminen oder ein Endergebnis, dass nicht den Anforderungen entspricht.
Der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten ist das Fehlen von klaren Projektstrukturen, dass die elementaren Fragen beantwortet:

  • Welches Ziel hat das Projekt?
  • Was ist das gewünschte Ergebnis?
  • Welches Timing hat das Projekt?
  • Welche Aufgaben sind von wem zu erledigen?
  • Wer übernimmt Rollen wie Verantwortlicher, Mitwirkender oder Beobachter?
  • Welche Milesstones werden definiert?

Wenn diese Aspekte verbindlich festgehalten werden, entsteht bei allen Beteiligten ein zumindest sehr ähnliches Bild der gemeinsamen Arbeit und der gewünschten Resultate.

Zentrale Organisation statt dezentraler Verwaltung.

Zusammenarbeit im Team wird dann effektiv, wenn für jeden zu jeder Zeit an jedem Ort Transparenz besteht. Transparenz über die Kommunikation, die verwendeten Dateien, die zu erledigenden Aufgaben, Termine und den Projektverlauf. Das kann man nur erreichen, wenn alle Informationen zentral an einem Ort verwaltet werden, der für alle zugänglich ist.

E-Mails in der Teamkommunikation sind daher der falsche Weg, um die Zusammenarbeit zu organisieren. Die Gründe hierfür sind einfach. Wichtige Dateien befinden sich in Anhängen, es gibt keinen Projektplan, es gibt keine Liste auf Aufgaben mit Verantwortlichen, die Kommunikation läuft von Empfänger zu Empfänger statt zu Themen und Aufgaben. Das Fehlen dieser elementaren Aspekte führt dazu, dass sich die Quantität der Kommunikation erhöht und die Qualität abnimmt. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter täglich ein bis zwei Stunden nur darauf verwenden, ihre E-Mails nach Informationen und Dateien zu durchsuchen. ...in welcher E-Mail stand das noch mal? Wir kennen alle diesen Gedanken.

Posting statt E-Mail.

Der Erfolg von Facebook hat sicherlich mehrere Faktoren. Ein wichtiger Faktor ist jedoch die Art der digitalen Kommunikation. Das Posting ist die Ur-Form der digitalen Kommunikation im Netz und wurde früher und heute noch in Foren verwendet.
Die Vorteile eines Postings gegenüber einer E-Mail sind offensichtlich. Der Kern des Postings ist der Inhalt, der wiederum von einer Person gepostet wurde. Diese Struktur sorgt dafür, dass jeder, der etwas zu einem Posting zu sagen hat, einfach sein Posting zu dem ursprünglichen Posting ergänzt. Durch dieses einfache Prinzip entsteht eine transparente Chronologie. Sowohl über die Inhalte der Postings, als auch über Timing des Users, der postet.
Digital Collaboration Plattformen arbeiten ebenfalls mit Postings. Diese Postings können in unterschiedliche Kanäle platziert werden. Dadurch wird der eindimensionale Informationsstrom der E-Mail aufgehoben. Die Platzierung der Postings, bspw. im Thread einer Aufgabe, stellt dabei schon eine erste Selektion dar. Sprich, User müssen nicht mehr aus einem Informationsstrom E-Mail alle Informationen selektieren und ordnen (bspw. durch Ordnersysteme im E-Mail Client), sondern finden alle Informationen zu einem Thema bereits dort wo diese hingehören.

Dadurch entfällt das ständige Durchsuchen von E-Mails. Eine Zeitersparnis, die bis zu einem Viertel der Arbeitszeit entsprechen kann.

Immer wissen, wo das Projekt steht.

Damit alle im Team wissen, wo die Projekte aktuell stehen, ist ein grafischer Überblick notwendig. In Digital Collaboration Systemen werden hierfür meistens gleich mehrere Darstellungsvarianten angeboten.

Diese sind in der Regel Listen, Gantt-Diagramme oder auch das Kanban-Board. Letzteres bietet von allen Darstellungsarten die übersichtlichste Form. Das Kanban-Board, das aus dem agilen Umfeld kommt, zeigt in mehreren Spalten den Projektverlauf. In der Regel sind dies: zu erledigen, in Arbeit, (zu überprüfen, freigegeben) und erledigt. Das Kanban Board bietet nicht nur eine übersichtliche Projektdarstellung, sondern wirkt auch sehr motivierend auf Mitarbeiter, da man deutlich sehen kann, wie die Aufgaben von links nach rechts wandern.

Alle sind vernetzt und stehen im Austausch.

Digital Collaboration Systeme bieten auch Funktionen wie Textchat, Audio- und Videokonferenzen. Diese Tools sind in vielen Systemen direkt in der Anwendung integriert. Somit entfällt die Integration einer externen Lösung. Die Chats sind unterteilt in persönliche 1:1 Chats, Projektgruppen-Chats oder allgemeine Chats mit allen Teilnehmern.

Durch diese Aufteilung findet ebenfalls eine Selektion statt, so dass Mitarbeiter nur an Unterhaltungen involviert sind, die sie auch betreffen.

Das leidige Thema Zeiterfassung.

Das Thema Zeiterfassung bietet reichlich Potential für Konflikte und wird je nach Branche völlig unterschiedlich bewertet. So ist bspw. im Maschinenbau die Zeiterfassung ein integrierter Faktor. Die Arbeitsvorbereitung kalkuliert Fertigungsprozesse und gibt in der Massen, Einzel- und Kleinserienfertigung vor, wie lange ein Arbeitsprozess dauern darf. Nach der Bearbeitung füllt der Facharbeiter diese Vorgaben entsprechend aus und erfasst seine Arbeitszeit für den Prozess.

In Office-Umgebungen wird das Thema Zeiterfassung für Arbeitsschritte völlig anders bewertet. Hier tritt nicht selten der Betriebsrat auf den Plan, wenn der Eindruck entsteht, die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird kontrolliert und es findet sogar ein Monitoring statt. Dieses Prozedere erscheint jedem Projektmanager eher befremdlich, weil ohne eine zeitliche Kontrolle der einzelnen Arbeitsschritte ist es weder möglich zu bewerten, ob die Planung des Projektes richtig war noch wo das Projekt aktuell steht. Also ob man „in Time“ und „in Budget“ ist.

Insbesondere bei geografisch dezentral organisierten Teams ist es für Projektmanager sehr wichtig zu sehen, wann Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten und wie lange. Wenn dies automatisiert ist entfällt das ständige Einholen eines IST-Zustands. Das entlastet wiederum den Projektmanager als auch die Mitarbeiter.
Einige Tools bieten die Option, beim Beginnen einer Aufgabe, die Zeiterfassung zu starten. Der Projektmanager erhält dann automatisch eine Benachrichtigung, dass diese Aufgabe gestartet wurde. Wer solche Tools nutzen möchte sollte sich allerdings vorher mit dem Betriebsrat verständigen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Ein Tool ist nur so gut wie die Mitarbeiter, die es benutzen.

Moderne, cloudbasierte Digital Collaboration Systeme bieten hervorragende Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit von Teams zu unterstützen. Dies funktioniert allerdings nur dann, wenn alle Mitarbeiter sich an „die Idee“ der Software halten und ihre Arbeitsweise auf das Tool anpassen. Nur so können die Möglichkeiten effektiv genutzt werden und die Potentiale der Software ausgeschöpft werden.
Das betrifft vor allem die digitale Kommunikation. Nur wenn die Mitarbeiter Informationen dort posten wo sie hingehören, entsteht für jeden einzelnen mehr Übersicht und Transparenz in der Zusammenarbeit.

Daher sollte in Kick-Off Workshops das jeweilige Tool in Gruppen vorgestellt werden, die Idee der Software vermittelt werden und die wichtigsten Werkzeuge und deren Benutzung vorgestellt werden.

Digital Collaboration ist ein Change.

Wie jede Veränderung in Organisationen ist auch die Einführung einer Digital Collaboration Lösung ein Change-Management Projekt. Lt. Studien scheitern bis zu 70% aller Software-Einführungen im Unternehmen.

Vor diesem Hintergrund sollte man von Anfang an diesen Prozess als Change-Prozess definieren und alle weiteren Schritte entsprechend planen.

Die Initialisierung sollte daher nicht den Charakter einer top-down Maßnahme haben, sondern in Workshops gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden. In diesen Workshops werden die aktuellen Prozesse verdeutlicht, Stärken und Schwächen herausgearbeitet und mögliche Lösungen skizziert. Die Mitarbeiter an diesem Punkt mitzunehmen und von Beginn an in den Prozess zu integrieren ist ein wichtiger Schritt für die spätere Akzeptanz der Teams im Umgang mit dem neuen Tool. Je höher der generelle Widerstand bei der Einführung neuer Software ist, desto schwieriger wird die Implementierung in den Alltag.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die permanente Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Nachhaltigkeit von Frontal-Schulungsmaßnahmen sehr gering ist. Solche Angebote sind als eine Maßnahme für Schulungen durchaus sinnvoll, müssen aber von weiteren Maßnahmen flankiert werden.

Eine wichtige Maßnahme ist das Erkennen von sogenannten „First-Movern“, also Personen, die entweder eine höhere Affinität zu digitalen Tools haben oder prinzipiell offener sind für Veränderungen. Im Idealfall haben diese Mitarbeiter beide Eigenschaften.

Diese Mitarbeiter werden bewusst ausgewählt und in diesem Prozess zu Change-Agents „befördert“. Diese Change-Agents stehen als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter mit Rat und Tat zu Verfügung. Um die Implementierung zu erleichtern sollte von Beginn an eine Plattform existieren wo Tutorials und Hilfen zentral abgelegt werden. Diese Hilfen können einfache Texte sein, Anleitungen mit Screenshots oder auch Screen-Casts.

So entsteht in kurzer Zeit eine „spezifische“ Dokumentation, die Mitarbeiter beim Bedienen der Software unterstützt.

Digital Collaboration – ein Weg raus aus den Silos.

Ein weiterer positiver Effekt von Digital Collaboration Lösungen ist die Möglichkeit festgefahrene Silos in Organisationen aufzulockern.

Die statische Kommunikation und das Denken in Silos sind Bremsen  auf dem Weg hin zur agilen und dynamischen Zusammenarbeit einer Organisation.

Silos sind in der Regel historisch gewachsene Strukturen, die meist auf Abteilungen aufbauen wie z.B. Marketing, IT, Sales, Produktion, Management etc. Die Kommunikationswege sind oft über Steuerungskreise mit regelmäßigen Meetings organisiert. Durch eine klassische pyramidiale Hierarchie fehlt der so wichtige ständige Austausch über die Grenzen der Silos hinweg mit Mitarbeitern aus anderen Bereichen und Abteilungen.
Da die Teams in Digital Collaboration Lösungen völlig frei zusammengestellt werden können besteht die Möglichkeit, die Vernetzung innerhalb einer Organisation signifikant zu erhöhen, ohne sichtbar an etablierten Strukturen rütteln zu müssen.

Digital Collaboration - welches Tool für was?

Die Bereiche, in denen Digital Collaboration Software eingesetzt werden kann, sind unterschiedlich.
Projektmanagement und allgemeine Kollaboration, CRM (Customer Relationship Management), Human Ressources, ERP Systeme, Marketing und Kommunikation, um nur die wichtigsten zu nennen.

Die Auswahl an Digital Collaboration Software ist mittelweise riesig. Fast jede Woche wird ein neues Tool veröffentlicht, dass um die Gunst der Organisationen wirbt.

Die Features dieser Lösungen sind je nach Design der Software unterschiedlich. Um eine Entscheidung zu treffen welche Tools am besten geeignet sind eigenen sich folgende Fragestellungen:

  • Welche Bereiche sollen in dem Tool bearbeitet werden (bspw. Projektmanagement, Kundenmangement, Servicemanagement etc) ?
  • Welche Systeme sollen durch das neue Tool ersetzt werden (bspw Outlook intern, Excel-Dateien etc) ?
  • Welche Systeme sollen mit dem neuen Tool zusammenarbeiten (LDAP Anmeldung, E-Mails, Warenwirtschaft etc)?
  • Wer soll das System administrieren (nur die IT, bestimmte Mitarbeiter aus Abteilungen etc)?
  • Soll das System cloudbasiert sein oder On-Premise ?
  • Wie hoch dürfen die Kosten sein für das System, generell oder pro User?

Wie kann ich das Projekt Digital Collaboration beginnen?

Es gibt prinzipiell zwei Wege, die Implementierung einer Software zu starten:

- Klassische Software Beschaffung
- Teambasierte Implementierung

Der klassische Weg läuft in Organisationen über den Prozess der „Software-Beschaffung“. Hier werden meist vom Management Anforderungen formuliert, die dann an die IT weitergeleitet werden. Die IT sondiert den Markt und wertet die Angebote hinsichtlich des Preis-Leistungsverhältnisses aus. Das kann schon mal Tage, Wochen oder auch Monate dauern.
Wenn die IT Favoriten ausgewählt hat werden diese dem Management zur Entscheidung vorgelegt.
Nach der finalen Entscheidung erfolgt dann die Beschaffung. Die klassische administrative IT sorgt in der Regel für die technische Bereitstellung in der IT Landschaft und hinterlegt entsprechende Dokumentationen der Software. Damit ist der Job der administrativen und klassischen IT erledigt. Und genau hier beginnt das Problem.
Die administrative IT sieht ihre Verantwortung lediglich in der Administration und nicht in der erfolgreichen Implementierung. Im Prinzip werden die Mitarbeiter sich selbst überlassen. Was dann folgt ist das bekannte digitale try and error Chaos. Da es keine Abstimmung gab im Vorfeld und der Implementierungsprozess nicht geplant wurde entsteht kein einheitliches Bild und kein Ziel. Somit macht sich jeder seine eigene Vorstellung von der Nutzung einer Software.

In der Microsoft Lösung Teams sieht man dann sehr schön, wie in Kürze die Anzahl der Kanäle wächst, wahllos Tools integriert werden und jeder versucht sich seine eigene Strategie zu entwickeln, um mit dem neuen Werkzeug zu arbeiten.

Diese Art der Einführung führt dann sehr wahrscheinlich zum Scheitern einer nachhaltigen und effizienzsteigernden Implementierung. Selbst wenn die Mitarbeiter das System nutzen bleibt man weit unter den Potentialen, die durch die Software möglich wären.

Der andere Weg der Implementierung beginnt bei den Mitarbeitern selbst. In Workshops werden die täglichen Prozesse gemeinsam besprochen und festgehalten. Die Vor- und Nachteile, Flaschenhälse und Bremsen werden gemeinsam im Team wertfrei erarbeitet und mögliche Verbesserungen formuliert. Auf dieser Basis bekommt man einen realistischen Anforderungskatalog einer Collaboration Lösung, die nicht von der IT oder dem Management gesteuert wird, sondern von den Menschen, die jeden Tag selber die Prozesse steuern und verwalten.
Basierend auf den Workshops wird ein kleines „Collaboration-Team“ gebildet, das für das Projekt „Digital Collaboration“ verantwortlich ist.
Zu diesem Team gehören Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die später mit dem Tool arbeiten sollen sowie Mitarbeiter aus der IT und dem mittleren oder oberen Management.

Diese Teams sind sozusagen die „digitalen Späher“ der Organisation. Sie testen diverse Tools auf grundlegende Aspekte wie Bedienbarkeit, Joy of use und wichtige Features für den Arbeitsalltag.

Die Auswahl der zu testenden Tools wurde zuvor gemeinsam mit einem externen Berater und den Teams festgelegt und sollte die Zahl von drei nicht unbedingt übersteigen.

Dieser Weg bietet gleich mehrere Vorteile. Zum einen wird die Lösung von den Mitarbeitern aus gesteuert, die später mit dem Tool arbeiten.

Die Mitarbeiter des „Späher-Teams“ sind freiwillig in diesem Team und sind entsprechend motiviert und affin.
Die positiven wie negativen Erfahrungen breiten sich nicht in der kompletten Belegschaft aus, sondern werden erst in einem kleinen Kreis definiert und erörtert.

Darüber hinaus sind die Mitglieder des „Späher-Teams“ auch direkt in der Ausbildung zum „Digital-Agent“ und können später wertvolle Unterstützung leisten, wenn die Software flächendeckend implementiert wird.

Die Hilfe-Dokumentation der meisten Software-Anbieter ist mittlerweile hervorragend gestaltet. Neben Textinformationen stehen auch zahlreiche Screencasts zur Verfügung, um die Bedienung der Software verständlich zu machen.

Dennoch empfiehlt es sich parallel zu der offiziellen Hilfe ein eigenes Dokumentationsmedium zu erstellen. Denn die spezifischen Anforderungen von Organisationen an die Softwarebenutzung ist letztlich das, was Mitarbeiter interessiert und lernen müssen.
Hierfür eigenen sich Wikis oder Foren oder ein eigener interner Youtube Kanal, wo selber produzierte Screencasts hochgeladen werden können, um diese im Hilfeportal zu verlinken.
Das Ziel ist mit dem Digital Agents, einer organisch wachsenden Hilfe-Dokumentation und der offiziellen Dokumentation umfangreiche Unterstützung bereit zu stellen, damit Mitarbeiter sich nicht im Stich gelassen fühlen.

Review Meetings sollten in wöchentlichen Abständen stattfinden, damit Mitarbeiter sich persönlich austauschen können. Diese Meetings können von den Digital-Agents in jeder Abteilung moderiert werden.

Epilog

Digital Collaboration Lösungen können die Effektivität von Organisationen signifikant erhöhen. Die Abschaffung von E-Mails in der internen Kommunikation bringt Mitarbeitern ein echtes Plus an Zeit und schafft mehr Überblick und Transparenz in Projekten und Prozessen.

Die Einführung solcher Tools sollte jedoch sorgfältig geplant werden. Ein Bewusstsein über diesen Change-Prozess ist die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung in der Organisation.

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