Technologie ist digital, Anwender sind menschlich

Technologie ist digital, Anwender sind menschlich

Digitale Technologie und Vernetzung bieten neue Chancen für Organisationen. Cloudbasierte Softwarelösungen bieten spezialisierte Lösungen für die täglichen Aufgaben im Job. Die Einführung neuer Technologie bedeutet immer einen Change für Mitarbeiter. Nur wenn dieser Change-Prozess erkannt und begleitet wird, kann die Einführung neuer Software gelingen.

Neu heißt anders heißt change

Die Entscheidungsprozesse für oder gegen Software-Lösungen wird immer noch sehr häufig in der IT-Abteilung getroffen. Einerseits ist dies evident. Die Mitarbeiter in der IT sind aufgrund Ihrer Qualifikation Softwareaffin und können die Leistungsfähigkeit von Software erkennen und beurteilen. Andererseits ist das fatal. Denn welche Software wirklich geeignet ist und Anerkennung in der täglichen Benutzung findet weiß niemand besser als die Menschen, die täglich in den Prozessen arbeiten.

Doch selbst wenn die IT die vermeintlich beste Software ausgewählt hat ist damit noch nichts erreicht. Denn die wirkliche Herausforderung ist die erfolgreiche und nachhaltige Implementierung neuer digitaler Technologie. 

Die Einführung einer Software ist weit mehr als ein neues Werkzeug. Dieses Werkzeug erfordert eine neue Arbeitsweise. Gelernte und etablierte Prozesse müssen auf eine Software übertragen werden. Das Design der digitalen Lösung gibt dabei vor wie Prozesse ablaufen. Das bedeutet nicht nur, dass sich Prozesse verändern, sondern das Menschen diese Prozesse lernen müssen. Besser - lernen wollen. 

Neu entsteht nur, wenn man altes loslässt

Ein zentraler Aspekt bei Change-Prozessen ist die Erkenntnis, dass Neues nur entstehen kann, wenn man das Alte loslässt. Das ist das Wesen von Veränderungsprozessen. Und exakt hier kommen die Widerstände. Denn hinter dem trivialen Wort loslassen steht etwas mit Gewicht: Instabilität.  

Ohne Instabilität kann nichts neues entstehen. Viele unterliegen der Annahme, man könne diesen Schritt einfach überspringen. Doch dies ist leider nicht möglich. Man kann auf dem Weg zur Universität nicht die Sekundarstufe überspringen. Genauso wenig kann man die Phase der Instabilität überspringen und von einem stabilen System geschmeidig zum nächsten stabilen System wechseln.

Die Spanne nach der Auflösung des stabilen Systems ist die schwierigste Phase in Veränderungsprozessen. Hier entstehen die Neins und Widerstände. Wenn Menschen an dieser Stelle aussteigen wird es fast unmöglich diese wieder in den Prozess zu integrieren, um ein neues stabiles System zu erreichen. 

Schulung, Handbuch - und los?

Insbesondere in der old economy ist die IT noch fokussiert auf Administration. Das bedeutet, eine Software wird installiert, zum laufen gebracht und den Mitarbeitern bereit gestellt. An dieser Stelle endet der Job der klassischen IT. Noch ein Link zum Handbuch, Job erledigt. Selbst wenn die IT oder der Software Anbieter Schulungen durchführt bleibt auch hier der gehoffte Effekt in der Regel aus. Eine erfolgreiche Integration in die täglichen Prozesse kann damit nicht erreicht werden. Denn die breitgetretenen Klickpfade einer Schulung haben mit dem Einsatz im Alltag meistens nicht viel zu tun. Das konkrete Erlernen ist mühsamer try and error, der schnell frustriert und die Motivation aufsaugt wie Löschpapier die Tinte.

Von try and error zu try and success

Um den Prozess der Etablierung einer Software zu verkürzen müssen die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit begleitet werden. Eine permanente Unterstützung sorgt dafür, dass aus try and error ein try and success wird. Hier stellt sich natürlich die Frage wie das organisiert werden kann, wenn 10, 20 oder 200 Mitarbeiter das Arbeiten mit einer neuen Software erlernen müssen. Selbst die leistungsfähigsten Softwareunternehmen können diese Supportleistung nicht erbringen. Und selbst wenn sie das könnten, wäre die Rechnung am Ende des Monats astronomisch. Wie kann die Herausforderung effektiv gemeistert werden? 

Early adopters als Change Agents

Der beste Weg, um den Prozess der Implementierung erfolgreich zu gestalten, ist die Integration von early adopters. Also Menschen, die aufgrund einer besseren Qualifikation, Verständnisses oder Motivation schneller lernen und umsetzen können. Diese early adopters sollten in dem Prozess der Integration ausfindig gemacht und als solche benannt werden. In den meisten Fällen passiert dies erst bei Schulungen, im Idealfall sind diese Menschen schon von Anfang an in den Prozess involviert.

Die Rolle der early adopters bei der Implementierung von Software ist gleichzusetzen mit Change-Agents. Es ist evident, dass auf diese Mitarbeiter eine steigende Arbeitsbelastung zukommt. Umso wichtiger ist es, diese Personen bewußt auszusuchen, aufmerksam und wertschätzend anzufragen und entsprechend so zu unterstützen, um sie dauerhaft zu motivieren. Wenn dies gelingt, werden diese Menschen zu tragenden Säulen eines Change-Prozesses. Sie können Ihre Rolle und Kompetenz so einsetzen, dass von Ihnen eine Welle und Energie ausgeht, die andere trägt und motiviert.

Best practice dokumentieren und teilen

Selbst wenn early adopters erfolgreich in den Prozess integriert wurden ist es unmöglich, dass wenige Personen alle Mitarbeiter permanent schulen. Denn in der Regel haben early adopters auch noch einen regulären Job, den sie erledigen müssen. Daher ist es sowohl für die early adaptors als auch die übrigen Mitarbeiter sehr wichtig, gelerntes einfach und dennoch übersichtlich zu dokumentieren. Das einfachste Medium hierfür sind Screencasts, die zeigen mit welchem Klick man zum Ziel kommt. Diese können beispielsweise im Intranet oder auf YouTube (privat) abgelegt werden. Als Alternative können auch Word-Dokumente mit Screenshots angelegt werden. Allerdings ist es aufwendiger die Texte zu schreiben und die Screenshots mit grafischen Elementen wie Kästen etc. zu versehen. 

In jedem Fall ist eine permanente Dokumentation ein wichtiges Element, um Wissen zu dokumentieren, das wiederum allen zur Verfügung steht.

Am Ende ist dieses Handbuch das einzige, was wirklich als Nachschlagewerk für Mitarbeiter funktioniert. 

Kommentar verfassen

Scroll to Top